Вести облік ФОП в Україні самостійно може кожен підприємець, якщо знати чіткий алгоритм дій. Це допоможе зекономити кошти на бухгалтері, уникнути штрафів та завжди бути готовим до перевірок. Покрокова інструкція дозволить розібратись у всіх нюансах ведення документації, подання звітності та сплати податків.
Реєстрація ФОП і вибір системи оподаткування
Першим кроком є реєстрація фізичної особи-підприємця через портал «Дія» або у ЦНАП. Важливо правильно обрати систему оподаткування: загальну чи спрощену. Більшість українських ФОП обирають спрощену систему, де є три групи. Найпопулярнішою для малого бізнесу є друга група, яка дозволяє працювати з населенням та іншими ФОП. Третя група зручна для роботи з юридичними особами.
Відкриття рахунку в банку та КЕП
Для зручного ведення обліку та розрахунків рекомендується відкрити бізнес-рахунок у банку. Це дозволить відокремити особисті фінанси від підприємницьких. Також необхідно отримати кваліфікований електронний підпис (КЕП), адже він потрібен для подання звітності онлайн через електронний кабінет платника податків.
Облік доходів ФОП
ФОП зобов’язані вести облік доходів. Для єдиного податку достатньо записувати всі надходження в електронному чи паперовому вигляді. З 2021 року книгу обліку можна вести у довільній формі, головне — відображати дату, суму, призначення платежу. Це допоможе безпомилково заповнювати декларації та звіти.
Податки та внески, які сплачує ФОП
Основні платежі для підприємця — єдиний податок та ЄСВ (єдиний соціальний внесок). Ставка єдиного податку залежить від групи: для другої групи — фіксований розмір, для третьої — 5% від доходу. ЄСВ у 2025 році становить 22% від мінімальної зарплати. Сплачувати податки необхідно щоквартально, а ЄСВ — щомісяця або щокварталу.
Подання звітності
ФОП на спрощеній системі подають декларацію раз на рік (1 і 2 групи) або щокварталу (3 група). ЄСВ-звіт подається раз на рік. Подати звітність можна онлайн через електронний кабінет або за допомогою банківських сервісів. Важливо дотримуватись термінів, щоб уникнути штрафів.
Ведення первинних документів
Навіть якщо ФОП працює без РРО, потрібно зберігати акти, накладні, квитанції чи договори. У випадку перевірки податкової вони стануть підтвердженням доходів і витрат. Для ФОП 3 групи, які працюють із компаніями, це особливо актуально.
РРО та програмні каси
Для певних категорій ФОП існує обов’язок використовувати касовий апарат або програмний РРО. Це стосується торгівлі, ресторанного бізнесу, інтернет-магазинів. Для спрощенців є можливість використовувати безкоштовне ПРРО від податкової.
Контроль строків та автоматизація
Щоб не пропускати дати сплати податків і подання звітів, зручно користуватись календарями в електронному кабінеті чи спеціальними застосунками для ФОП. Багато банків пропонують послуги з автоматизації — нагадування та навіть підготовку звітності.
Типові помилки ФОП і як їх уникнути
Поширеними помилками є несвоєчасна сплата податків, відсутність підтвердних документів, неправильний вибір групи. Щоб уникнути штрафів, варто завжди перевіряти актуальні ставки податків та вимоги до ведення обліку, а також зберігати всю бухгалтерську документацію щонайменше 3 роки.
Покрокова інструкція для самостійного обліку
- Зареєструвати ФОП і обрати групу єдиного податку.
- Відкрити бізнес-рахунок і отримати КЕП.
- Організувати облік доходів у зручній формі.
- Регулярно сплачувати єдиний податок та ЄСВ.
- Вчасно подавати декларації та звіти.
- Зберігати первинні документи для підтвердження доходів.
- Використовувати РРО або ПРРО за потреби.
- Контролювати строки через електронний кабінет або застосунки.
- Перевіряти актуальні правила та уникати типових помилок.
Самостійний облік ФОП можливий без бухгалтера, якщо дотримуватись чіткого плану дій. Це дозволить зекономити кошти, вести діяльність прозоро та уникати штрафів.
